E-Rechnungspflicht ab 2025: Der ultimative Guide für Dein Onlinebusiness

Neues Jahr, neues Glück? Ab 2025 wird es wieder viele Veränderungen im Finanz- und Steuersektor geben. Unter anderem setzt Deutschland ab dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht schrittweise mit entsprechenden Übergangsfristen um. Diese Anpassung ist Teil der europäischen Strategie zur Digitalisierung des Steuerwesens und somit ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung! Aber was bedeutet das konkret? Was musst Du beachten und welche Vorteile sowie rechtliche Vorschriften bringt das Gesetz mit sich? Wir haben hier alle Infos für Dich!

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht bezeichnet die gesetzliche Verpflichtung, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) anstelle von Papierrechnungen zu verwenden. Diese Verpflichtung ist Teil der Bemühungen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, die Digitalisierung voranzutreiben und Prozesse effizienter sowie umweltfreundlicher zu gestalten.

Hauptmerkmale der E-Rechnungspflicht

1. Anwendungsbereich:
   • Gilt in vielen Ländern, vor allem in der EU, für öffentliche Aufträge sowie B2B-Transaktionen. Somit sind Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen zwischen Geschäftspartnern (B2B) elektronisch und in einem vorgeschriebenen Format auszustellen. Wobei Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichend sind.
   • In der EU basiert die Pflicht auf der Richtlinie 2014/55/EU, die die Einführung von E-Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen regelt.
2. Formate & Standards:
   • Die E-Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar sein.
   • In Deutschland sind zwei Formate verbreitet: XRechnung (XML-basiertes, maschinell lesbares Format) sowie. ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, ein hybrides Format, das sowohl für maschinelle als auch für menschliche Lesbarkeit geeignet ist)
   • Hinweis: PDFs oder generell digital eingescannte Rechnungsdokumente stellen keine E-Rechnungen dar. Diese Formate werden künftig, wie auch Papierrechnungen, als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet.
3. Ziele:
   • Vereinfachung und Automatisierung von Rechnungsprozessen
   • Senkung von Kosten durch digitale Prozesse
   • Verbesserung der Nachvollziehbarkeit und Betrugsprävention
4. Strafen bei Nichteinhaltung:
   • In Ländern mit E-Rechnungspflicht können Papierrechnungen abgelehnt werden.
   • Es drohen rechtliche oder finanzielle Sanktionen, wenn die Vorgaben nicht eingehalten werden.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Lass uns direkt mit einem weit verbreiteten Missverständnis aufräumen: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Papierrechnung, die Du einscannst und/oder als PDF per Mail verschickst. Nein, eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, wie XML. Dieses Format soll sicherstellen, dass Maschinen die Daten lesen und ohne Fehler automatisch verarbeiten können. Dadurch ergeben sich viele Vorteile:

• Rechnungen können direkt mit der Buchhaltung verbunden werden
• Sichere digitale Aufbewahrung aller Unterlagen
• Schnellere Bearbeitung durch automatische Abläufe
• Gut für die Umwelt, da kein Papier nötig ist
• Besserer Überblick und einfachere Kontrolle

Hinweis: Wenn Du bisher Deine Rechnungen als PDF verschickt hast – das reicht künftig nicht mehr aus. 

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?

Ab Januar 2025 lösen elektronische Rechnungen (die sogenannten E-Rechnungen) traditionelle Papierrechnungen ab. Diese Entwicklung geschieht schrittweise und unterliegt Übergangsfristen, die wir noch näher erläutern. Betroffen sind alle Unternehmen, die im B2B-Bereich agieren.

Wer ist ab 2025 zur E-Rechnung verpflichtet?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen sämtliche umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B) abwickeln, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten – unabhängig von ihrer Größe oder Rechtsform. Das betrifft sowohl Kapitalgesellschaften als auch Einzelunternehmer und Freiberufler.

Wichtig: Zunächst musst Du E-Rechnungen nur empfangen und verarbeiten können. Wir empfehlen dafür ein separates Postfach einzurichten. Die elektronische Aufbewahrung der E-Rechnungen muss den Anforderungen der GoBD entsprechen – also den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung sowie Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Du musst demnach nicht sofort auf die Nutzung von Papier- und PDF-Rechnungen verzichten. Es gelten zunächst Übergangsfristen.

Welche Übergangsfristen gelten für die E-Rechnungspflicht?

Ab 1. Januar 2025 können Unternehmen die E-Rechnung nutzen. Bis zum 31.12.2026 kannst Du noch die alten Formate wie Papier- und PDF-Rechnungen verwenden – hierfür benötigst Du jedoch die Zustimmung der Empfänger. Ab 2027 gilt dann jedoch die Pflicht zum Versenden. 

Übergangsfristen zur Einführung der E-Rechnungspflicht:

• Ab 01.01.2025: Papierrechnung hat keinen Vorrang mehr, E-Rechnungen können genutzt werden.
• Bis 31.12.2026: Mit Zustimmung der Empfänger dürfen neben der E-Rechnungen „sonstige Formate“ wie Papier- und PDF-Rechnung verwendet werden.
• Ab 01.01.2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro gilt die E-Rechnungspflicht.
• Ab 01.01.2028: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro gilt die E-Rechnungspflicht.

Da die Umstellung bereits beschlossen ist und in Kraft treten wird, solltest Du mit der Umsetzung der Anforderungen nicht zu lange warten. Solltest Du den Vorgaben der E-Rechnungsverordnung nicht nachkommen, riskierst Du Sanktionen. Denn für den Vorsteuerabzug ist die korrekte Rechnungsstellung Voraussetzung. Daher können fehlende oder unvollständige E-Rechnungen zu Nachforderungen durch das Finanzamt führen​.

Gibt es eine XRechnungspflicht?

E-Rechnung und XRechnung werden oft verwechselt. Eine XRechnung ist ein spezielles digitales Format für E-Rechnungen, das vor allem für die Kommunikation mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen in Deutschland entwickelt wurde. Es basiert auf dem XML-Format und erfüllt die EU-Vorgaben.

Das Wichtigste dazu: Es besteht keine XRechnungspflicht! Du kannst auch andere digitale Formate wie ZUGFeRD verwenden. Sie müssen nur die EU-Regeln erfüllen. Die XRechnung ist also nur eine von mehreren möglichen Varianten für elektronische Rechnungen.

Was brauche ich zum Empfangen, Verarbeiten & Versenden von E-Rechnungen aus meinem JTL-Shop?

Für das Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen als JTL-Shop-Betreiber benötigst Du entweder ein Update oder Plugin (verfügbar wahrscheinlich ab Ende 2024) oder alternativ eine Drittanbieter-Lösung wie GREYHOUND, die bereits jetzt E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format verarbeiten kann. Beide Lösungen ermöglichen auch die Weitergabe der Daten an DATEV. GREYHOUND ist eine Dokumentenmanagement-Software (kurz DMS-System), das für JTL-Pro-Paketnutzer kostenlos ist.

Zum Versenden von E-Rechnungen stehen Dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. JTL arbeitet bereits an einer integrierten Lösung in JTL-Wawi, die das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen ermöglichen wird. Alternativ gibt es verschiedene Drittanbieter-Portale als Dienstleister für E-Rechnungen, und auch Buchhaltungssoftware-Anbieter wie DATEV entwickeln eigene Lösungen für den E-Rechnungsversand.

Unser Tipp: Warte am besten die offizielle Lösung von JTL ab, bevor Du in teure Drittanbieter-Tools investierst. Die Integration in JTL-Wawi wird voraussichtlich die einfachste und kostengünstigste Lösung sein.

Wie funktioniert die Umsetzung der E-Rechnung in JTL-Wawi?

Da JTL aktuell noch an der Umsetzung der E-Rechnung in JTL-Wawi arbeitet, können wir Dir hierzu noch nichts Genaueres sagen. Aber, soweit wir wissen, soll das System sowohl das ZUGFeRD-Format als auch das XRechnung-Format unterstützen. Für die Übergangszeit bis zur vollständigen Integration empfiehlt es sich, die Ankündigungen von JTL zu verfolgen und gegebenenfalls die JERA-Tool-Beta-Version zu testen, die Ende November 2024 erscheinen soll. Zudem erhalten JTL-Shopbetreiber eine Unterstützung bei der Einrichtung von E-Rechnungen in der JTL-Wawi.

Unser Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist der nächste logische Schritt in Richtung Digitalisierung. Klar, Veränderungen sind manchmal nervig – Wir von der knowmates GmbH unterstützen Dich dabei, die Anpassungen möglichst bequem für Dich und Dein Unternehmen durchzuführen. Falls Du Fragen hast oder Unterstützung brauchst – unser Support-Team ist immer für Dich da. Wir finden gemeinsam die perfekte Lösung für Dein Business!